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La administración pública lleva más de 8 toneladas de papel de archivos reciclados
El proceso se realiza bajo criterios técnicos y busca liberar espacio, reducir costos y modernizar la gestión documental.
San Juan avanza hacia una nueva forma de gestionar sus archivos públicos, con un proceso que combina clasificación documental, depuración y reciclaje. Durante lo que va de 2026, el Gobierno provincial ya recicló 8.120 kilos de papel, equivalentes a poco más de 8,1 toneladas, provenientes de documentación que había cumplido su ciclo administrativo y legal.
La iniciativa forma parte de una política de modernización del archivo estatal coordinada a través del Sistema Provincial de Archivos (Sipar). El objetivo es dejar atrás la acumulación indefinida de expedientes y establecer criterios técnicos para determinar qué documentación debe conservarse y cuál puede ser dada de baja y destinada al reciclaje.
Más de 8 toneladas de papel reciclado
Los procedimientos realizados durante 2026 involucraron a diferentes organismos del Poder Ejecutivo provincial, entre los receptores la Secretaría de Estado de Ambiente y Desarrollo Sustentable.
El Ministerio de Educación aportó 3.000 kilos de expedientes obsoletos que se encontraban en su Archivo Central. Recientemente en el mes de agosto, el Departamento de Hidráulica realizó otro operativo y retiró 3.000 kilos de documentación administrativa que ya había cumplido su ciclo legal. A estos volúmenes se sumaron 1.820 kilos correspondientes al Ministerio de Turismo, Cultura y Deportes, distribuidos en 91 cajas técnicas de archivo hace un par de meses atrás.
Además, durante abril, el Ministerio de Gobierno realizó un operativo inicial que permitió retirar 300 kilos de papel, como parte de las primeras experiencias de aplicación de la Tabla de Retención Documental Común (TRDC).
El Registro Civil también avanzó con un proceso de descarte. En este caso, la documentación obsoleta fue agrupada y precintada en paquetes cerrados o “bultos técnicos”, avalados por su propia Comisión Evaluadora.
La regla que define qué se guarda y qué se recicla
La depuración de archivos no implica descartar documentación de manera arbitraria. El procedimiento está regulado por la Tabla de Retención Documental Común, aprobada en marzo de 2026 mediante el Decreto N.° 0163-MG-2026.
La TRDC establece cuánto tiempo debe permanecer cada documento en el archivo de gestión, es decir, en la oficina que lo generó, y cuánto tiempo debe conservarse posteriormente en el archivo central.
Una vez cumplidos esos plazos, el Sipar analiza el valor administrativo, legal e histórico de la documentación. Si un expediente ya no tiene valor administrativo ni legal y tampoco posee valor histórico, puede determinarse su disposición final mediante destrucción.
El procedimiento debe quedar registrado y ser realizado por las Comisiones Evaluadoras, por lo que ningún funcionario puede decidir individualmente qué documentación eliminar.
Del archivo saturado al reciclaje
Antes de la aplicación de la TRDC, cada organismo utilizaba criterios diferentes para determinar qué conservar. Esto favorecía la acumulación de grandes cantidades de expedientes y dificultaba la búsqueda de documentación antigua.
La nueva metodología establece un criterio único para todo el Poder Ejecutivo. Los documentos son clasificados por series y subseries, se aplican plazos de conservación y se determina su destino final.
El papel que deja de tener valor archivístico no se destruye de manera informal. La documentación dada de baja es remitida a la Subsecretaría de Residuos Sólidos Urbanos de la Secretaría de Estado de Ambiente para su destrucción segura y posterior reciclaje.
De esta manera, la limpieza documental también incorpora un componente ambiental y permite recuperar materiales que, de otro modo, continuarían ocupando espacio en depósitos estatales.
El reciclaje como paso previo a la digitalización
La depuración también está vinculada con la modernización tecnológica del Estado. Antes de digitalizar un archivo es necesario determinar qué documentación debe conservarse y cuál ya cumplió su ciclo.
En este sentido, la aplicación de la TRDC permite evitar que se digitalicen documentos sin valor archivístico y reducir los costos de almacenamiento físico y electrónico.