Consejos para utilizar herramientas de gestión de proyectos para la fabricación

La fabricación prospera gracias a la precisión, ya que incluso los pequeños errores pueden interrumpir todo el flujo de producción. Si bien el software específico de la industria es esencial para muchas tareas, a menudo se centra exclusivamente en procesos individuales.

Las herramientas de gestión de proyectos, por otro lado, proporcionan una visión más amplia al conectar los puntos entre departamentos, cronogramas y recursos. Así es como los fabricantes pueden incorporar software de gestión de proyectos para complementar sus sistemas existentes y lograr una mejor colaboración, un mantenimiento proactivo y flujos de trabajo más fluidos.

1. Planificar la producción con precisión utilizando diagramas de Gantt

Una planificación eficaz de la producción es fundamental para el éxito de una operación de fabricación. La fabricación requiere una coordinación meticulosa entre distintos equipos, tareas y materiales. Aquí es donde las herramientas de gestión de proyectos con la función de diagrama de Gantt resultan ser inestimables.

Un diagrama de Gantt es una línea de tiempo visual que ayuda a los fabricantes a planificar, monitorizar y gestionar las tareas en todo el proceso de producción. Sin embargo, no es solo una herramienta visual sencilla, sino que también ayuda a organizar tareas, asignar recursos, establecer plazos y gestionar dependencias.

Cómo funciona

En la industria de fabricación, el diagrama de Gantt ayuda a trazar cada tarea, desde que obtuvieron los materiales hasta el el embalaje final y envío mostrando:

• Las fechas de principio hasta la finalización de cada tarea.
• Los recursos (trabajadores, maquinaria y materiales).
• Las dependencias (qué tareas deben completarse antes de que puedan comenzar otras).
• El progreso en tiempo real para ver qué tareas están adelantadas, según lo programado o retrasadas.

Puedes registrarte aquí para hacer diagrama de Gantt y explorar cómo cambia la planificación de la producción. Vas a ver que allí puedes dividir el proceso en diferentes niveles de tareas. Otra cosa, es que los procesos de fabricación usualmente consisten de tareas secuenciales. Por ejemplo, antes de que puedas comenzar el ensamblaje, hay que obtener los materiales. Y el ensamblaje debe completarse antes de pintar. Pues, verás que allí también puedes vincular estas etapas con dependencias, visualizar y administrar el flujo de tareas justo en el diagrama de Gantt.

Y si hay demoras, el software ajusta automáticamente los cronogramas de las tareas dependientes y así evita interrupciones y mantiene la eficiencia. Además, puedes monitorear el estado de las actividades a medida que avanzan en el tiempo real. El diagrama de Gantt se actualiza automáticamente para reflejar si las tareas están adelantadas, van según lo previsto o se retrasan.

2. Simplificar la gestión de inventario y el control de existencias

La gestión del inventario es fundamental para mantener la producción en marcha. Y es lógico: si hay muy poco stock, la línea de producción se paraliza. Si hay demasiado, se inmoviliza un capital valioso. Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a encontrar el punto justo y garantizan que siempre disponga de los materiales adecuados en el momento adecuado.

Cómo funciona

Algunos software de gestión de proyectos ofrecen herramientas de gestión de inventario con la capacidad de realizar un seguimiento de los niveles de existencias en tiempo real. Los fabricantes pueden llevar el seguimiento de las materias primas, los componentes y los productos finales directamente en el sistema. El software proporciona actualizaciones en tiempo real sobre la disponibilidad de materiales. De este modo los gerentes de proyectos y los especialistas en adquisiciones pueden evaluar rápidamente si hay pocos materiales en existencias y reordenarlos antes de que se agoten.

El software de gestión de proyectos también puede incluir opciones de activadores automáticos de reordenación. Estos activadores se basan en niveles mínimos de existencias predefinidos y plazos de entrega para la adquisición de materiales. Una vez que los niveles de existencias caen por debajo de un cierto umbral, el sistema genera automáticamente órdenes de compra a los proveedores o alerta al equipo de adquisiciones para que reordene los suministros.

3. Anticipar a las fallas de los equipos con mantenimiento preventivo

En la industria de fabricación, el tiempo de inactividad de los equipos es una de las interrupciones más costosas de la producción. Las averías de las máquinas, pueden provocar retrasos, pérdida de ingresos y llevar a menor satisfacción del cliente. Aquí es donde entra en juego el mantenimiento preventivo integrado en el software de gestión de proyectos. Básicamente, se trata de la automatización y el seguimiento del programa de mantenimiento de los equipos para anticiparse a posibles fallos.

Cómo funciona

El mantenimiento preventivo se refiere al mantenimiento rutinario y planificado de los equipos, diseñado para evitar averías inesperadas. En lugar de esperar a que la maquinaria falle antes de repararla, el mantenimiento preventivo se centra en predecir y prevenir fallas. ¿Cómo se consigue eso? Con la comprobación y el mantenimiento periódicos de los equipos para garantizar que se mantengan en buen estado de funcionamiento.

Con algunas herramientas de gestión de proyectos, puedes automatizar la programación de tareas de mantenimiento regulares para todos los equipos. Puedes programarlo en función de intervalos de tiempo (por ejemplo, cada 30 días) o en función de métricas de uso (por ejemplo, después de una determinada cantidad de horas de uso de la máquina).

En el software de gestión de proyectos también puedes realizar un seguimiento del historial de mantenimiento de cada pieza de maquinaria. Al comprobar registros detallados de reparaciones, reemplazos e inspecciones anteriores, puedes identificar tendencias o problemas recurrentes con máquinas específicas. Por ejemplo, si una pieza de equipo en particular se avería repetidamente después de una determinada cantidad de tiempo o uso.

4. Incorporar el control de calidad en cada paso

La importancia del control de calidad en la fabricación no es negociable. El control de calidad garantiza que cada artículo que sale cumpla con los estándares requeridos. El software de gestión de proyectos puede proporcionar las herramientas necesarias para integrar el control de calidad en cada fase del proceso de fabricación.

Cómo funciona

El control de calidad es un proceso en el que se garantiza que los productos cumplan con los estándares especificados y no tengan defectos. Puede ser cualquier cosa, desde las materias primas utilizadas hasta el producto terminado, e implica tanto la inspección como las pruebas en diferentes etapas de producción.

El software de gestión de proyectos permite a los fabricantes integrar controles de calidad directamente en los flujos de trabajo de producción. Puedes crear tareas de control de calidad específicas y asignarlas a los miembros del equipo correspondientes. ¿Qué tipo de tareas? Por ejemplo, verificar las especificaciones de la materia prima, verificar las medidas y las tolerancias, realizar pruebas funcionales, etc.

Además, las herramientas de gestión de proyectos permiten hacer listas de verificación estandarizadas y seguir todos los pasos de control de calidad de manera consistente. Y las herramientas de análisis integradas en el software facilitan la agregación y evaluación de datos para obtener información valiosa sobre sus procesos de producción.

Por último, en muchas industrias, los fabricantes deben cumplir con los estándares regulatorios (como ISO, FDA u otros requisitos de cumplimiento locales). Puede almacenar la documentación de cumplimiento dentro del sistema para acceder fácilmente.

5. Mejorar la comunicación entre equipos

La comunicación eficaz es esencial en cualquier proceso empresarial, y las operaciones de fabricación no son una excepción. Las herramientas de gestión de proyectos modernas dedican una atención especial a las funciones de trabajo colaborativo en equipos, y se recomiendan en cualquier lista de consejos para mejorar la colaboración en equipo (como aquí, por ejemplo).

Cómo funciona

El software de gestión de proyectos permite conectar todas las partes del proceso en una plataforma centralizada. Todos pueden acceder a ella y compartir información sobre especificaciones de diseño, hacer preguntas sobre entregas de materia prima y resolver problemas en tiempo real. Por ejemplo, el equipo de diseño puede actualizar el estado de los planos o especificaciones del producto directamente en la aplicación de gestión de proyectos, mientras que el equipo de producción puede ver cualquier cambio o modificación de inmediato. De manera similar, el equipo de logística puede comunicarse con los equipos de producción y adquisiciones para garantizar la entrega oportuna de materiales.

Pero, ¿qué pasa con las aplicaciones de comunicación estándar? También son excelentes si solo necesitas comunicarte. Si necesitas administrar, planificar y organizar el trabajo, las etapas, los procesos y las actividades al mismo tiempo, usar una herramienta de gestión de proyectos simplemente eliminará la necesidad de hacer malabarismos con varias aplicaciones al mismo tiempo.

Además, el software de gestión de proyectos proporciona un sistema organizado para compartir documentos y controlar las versiones. Los equipos pueden cargar, compartir y acceder a las últimas versiones de documentos y archivos adjuntos a tareas de fabricación específicas. En los chats, esta información generalmente se pierde y se queda en el olvido fácilmente.

6. Agilizar las órdenes de trabajo para operaciones fluidas

Las órdenes de trabajo son la base del proceso de producción. Estos documentos detallan las tareas específicas, los materiales, la mano de obra y los plazos necesarios para completar un producto o proceso. Garantizan que todo, desde la obtención de la materia prima hasta el ensamblaje, se complete en el plazo previsto, dentro del presupuesto y con los estándares de calidad deseados. Con el software de gestión de proyectos, los fabricantes pueden automatizar, realizar un seguimiento y agilizar el trabajo con las órdenes.

Cómo funciona

El primer paso para optimizar las órdenes de trabajo es automatizar su creación. Con algunas herramientas de gestión de proyectos, puedes automatizar la creación de órdenes de trabajo en función de plantillas predefinidas o activadores del sistema. Por ejemplo, si se programa una nueva ejecución de producción, el software puede generar automáticamente una orden de trabajo, completando los detalles relevantes como:

• Materiales necesarios
• Pasos de producción
• Miembros del equipo asignados
• Fechas límite o cronogramas
• Niveles de prioridad

Una vez que se crean las órdenes de trabajo, es esencial realizar un seguimiento de su progreso en tiempo real para garantizar que todo avance según lo planeado. Tanto los gerentes como los miembros del equipo pueden ver el estado de cada orden de trabajo a medida que avanza por las distintas etapas de producción mediante el seguimiento en tiempo real. ¿Qué pueden monitorear? Cosas como la finalización de la tarea, el estado de la orden de trabajo, el uso de materiales o el uso de mano de obra, por nombrar algunos.

Aquí también podemos mencionar el primer punto, los diagramas de Gantt. También puedes usarlos para administrar las dependencias de tareas dentro de las órdenes de trabajo. Por ejemplo, si una tarea específica se retrasa (como la entrega de material), el software puede actualizar automáticamente las tareas relacionadas y ajustar los cronogramas para los equipos que dependen de la finalización de tareas anteriores.

7. Coordinar la cadena de suministro

La cadena de suministro es lo que conecta las distintas etapas de la producción, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega del producto. Una cadena de suministro que funcione bien es fundamental para mantener un flujo de producción fluido y satisfacer las demandas de los clientes a tiempo. Bien pues, puedes integrar las herramientas de gestión de proyectos con las operaciones de la cadena de suministro y seguir las entregas de los proveedores, gestionar el inventario o coordinar los envíos.

Cómo funciona

Aparte de los desafíos para las cadenas de suministros globales, podemos encontrar los operacionales que están allí siempre, independientemente del año o condiciones externas.     Uno de ellos es mantenerse al tanto de las entregas de los proveedores. Algunos programas de gestión de proyectos también pueden ayudar con eso. Se integran con los sistemas de los transportistas y proveedores, de modo que puedes monitorear el estado de las entregas a medida que ocurren. Puede ver los hitos de entrega, recibir actualizaciones automáticas si los envíos se retrasan, se dañan o se retrasan. Y, además de eso, automatizar los recordatorios de seguimiento para los proveedores, si un proveedor no ha enviado materiales en la fecha acordada, por ejemplo.

Otro desafío es hacer llegar el producto terminado a los clientes de manera oportuna. Es fundamental contar con un sistema eficiente para coordinar los envíos de productos para garantizar que las entregas se realicen a tiempo y de acuerdo con las expectativas del cliente. ¿Cómo puedes aprovechar algunas herramientas de gestión de proyectos para agilizar este proceso? Primero, puedes programar entregas, ingresar fechas de entrega, métodos de envío y transportistas preferidos directamente en el sistema. También puede rastrear el progreso del envío, monitorear los plazos de entrega y configurar notificaciones automáticas.