7 herramientas SaaS que pueden potenciar tu negocio

El software como servicio, más conocido como SaaS por sus siglas en inglés, se ha convertido en una de las formas más accesibles y eficaces de incorporar tecnología en las operaciones de un negocio de cualquier escala, sin necesidad de invertir millones ni tener infraestructura propia o un equipo de programadores.

¿Por qué gana cada vez más terreno? Porque automatiza muchas operaciones, ahorra tiempo, se actualiza en tiempo real, permite colaborar y centraliza procesos. Veamos cuáles son las herramientas SaaS que más se usan en negocios prósperos y en crecimiento.

1. Software de gestión de proyectos para organizar el trabajo

La improvisación, los cambios constantes y bruscos, y el dinamismo son los términos corrientes en muchas empresas. No hay tiempo ni recursos para anotar correctamente las tareas y construir precoces, de ahí la coordinación de trabajo y la comunicación entre el equipo está dispersa entre diferentes canales y no sigue ningún plan específico. ¿Qué puede causar eso? Que varias personas a la vez trabajen en la misma tarea sin saberlo y desperdicien tiempo y recursos, que no se cumplan o se estiren los plazos o se haga algo a medias, que haya muchas ineficiencias y así hasta el infinito.

Al mismo tiempo, si utilizan un software en gestión de proyectos que podés encontrar en este artículo, cambia la dinámica por completo. Para empezar, centraliza toda la operación: cada proyecto e iniciativa tiene un plan de trabajo estructurado con tareas y responsabilidades definidas. Cada uno sabe cuando empieza o termina cierta actividad, cuanto recursos hay y como van con los gastos y rendimiento. Obtienen una mejor visibilidad del trabajo que hay que completar para alcanzar los objetivos empresariales.

Con un software de gestión de proyectos, ni siquiera tenés que tener a todo el equipo en la misma oficina para mejorar la eficiencia. Podés tener un estudio de arquitectura en San Juan, colaborar con  un equipo de renderistas de Córdoba de forma remota, con los proveedores de materiales de La Plata y los clientes que están en Mendoza. Todo el trabajo y todas las partes se gestionarán desde una misma plataforma sin ningún problema.

Muchas de estos software ofrecen unas herramientas muy buenas para planificar mejor las tareas,  distribuir recursos y detectar ineficiencias. No solo se trata de mejorar la productividad, sino de aumentar la eficiencia y generar más ingresos.

2. CRM para transformar contactos en clientes rentables

Todavía hay muchas empresas que utilizan Excel como una CRM para seguir a sus clientes. Parece que como es ‘gratis’, es una buena oportunidad para ahorrar. Pero en verdad, esos intentos de ahorrar te pueden traer aún más gastos en forma de oportunidades perdidas, falta de seguimiento correcto y desconexión total con los clientes potenciales.

Un CRM tipo SaaS organiza tus relaciones comerciales con la gente que está interesada con tu producto o servicio. A cada cliente (o prospecto) se le asigna una ficha en la que se registran sus datos, el historial de las interacciones pasadas, presupuestos enviados, compras, reclamos, y otro tipo de datos transaccionales. Eso permite organizar la información y usarla estratégicamente para mejorar las ventas y los ingresos.

Un CRM bueno muestra cuándo es el mejor momento para hacer el seguimiento al cliente, ofrecer una renovación, hacer el ‘cross-selling’ y el ‘upselling (consultá este artículo para ver lo qué es)’. Por ejemplo, un local de productos para mascotas puede usarlo para enviar promociones personalizadas a quienes compraron algo en el último mes y así incentivar al cliente.

Y no es todo. Los datos que recopilan los CRMs (automáticamente) son oro para tu empresa. Con ellos puedes segmentar el público, configurar y automatizar seguimientos e identificar la tasa de conversión de cada etapa del embudo comercial. En un mercado competitivo y dinámico eso vale oro.

3. Software para automatizar operaciones de marketing

El marketing actual hoy en día se ha desplazado al mundo digital y parece que se va a quedar ahí por mucho tiempo. Ya no basta con tener un puesto o una tienda. Un negocio requiere también usar redes sociales, contactar al público objetivo a través de mails, responder a las reseñas en plataformas digitales y solucionar dudas de tu comunidad, llegar al público a través de una publicidad que te posicione bien… y muchas otras actividades.

Parece abrumador, y lo es. Una de las soluciones puede ser el software de automatización de operaciones de marketing de acá con el que podés ahorrar tiempo en tareas repetitivas y dedicarlo a la parte creativa y estratégica.

Por ejemplo, si tenés un centro de estética, puedes crear una secuencia de correos  automáticos que se activa cuando alguien agenda una cita. Muchos software para la automación de marketing vienen con plantillas prediseñadas y permiten indicar horas y pasos y lanzar la secuencia en un día. Es decir, tu cliente agendará una cita y recibirá el correo de confirmación, después unas recomendaciones para antes y un seguimiento de post-tratamiento. Todo eso culmina en una propuesta de repetir la experiencia.

Otra cosa muy útil que tienen esos SaaS es que permite reaccionar a cómo se comportan los usuarios. Imaginá llega un cliente potencial llega a tu tienda online, agrega cosas al carrito de compra y lo abandona. Con un programa de automatización, podés enviar un recordatorio y ofrecerle un descuento. O si, digamos, un cliente frecuente deja de hacer compras, lo podés tentar con una promo especial en un par de meses.

4. Software para gestionar las finanzas en la nube

Las soluciones SaaS para los temas de gestión financiera y facturación te permiten manejar el tema económico de tu negocio de una forma más simple. Realmente, te ayudan con casi todos los procesos relacionados con finanzas. Emiten comprobantes electrónicos, registran todos los ingresos y egresos, calculan los impuestos a base de eso, y algunos hasta crean balances e informes.

Obviamente, no te libera de tener conocimientos financieros y hacer gestiones o contratar a un contable para eso,  pero facilita bastante el proceso y lo organiza para evitar errores y cuadrar las cuentas. Además, permiten sacar conclusiones para tomar decisiones y hacer ajustes sabiendo exactamente cuánto facturaste esta semana, qué rubro creció más, cuánto margen te deja cada  cierto producto, etc.

5. Software para la atención al cliente centralizada

Responder bien y rápido puede ser definitivo para ganar un cliente o perderlo. En la práctica, es una debilidad de muchos negocios ya que tienen esos canales bastante desordenados. Algunos mensajes entran por Instagram, otros por WhatsApp, otros por mail o Mercado Libre, y cada uno los responde como y cuando puede de cualquier manera.

Ahora bien, muchos negocios eficientes usan SaaS para diseñar un sistema de atención multicanal y centralizar todo en un sitio. Este tipo de software permite que todos los mensajes, sin importar por dónde lleguen, se agreguen en un lugar, se registren y se asignen a una persona. De este modo podés controlar mejor la comunicación con el cliente, dar respuestas coherentes, y en general mejorar la experiencia del cliente.

Además, recopilan diferentes métricas relevantes para asegurar una alta calidad de atención al cliente. Por ejemplo, podés ver cuánto tarda el equipo en responder, cuántos reclamos llegan cada semana, qué temas se repiten con frecuencia. Eso es muy útil para mejorar procesos y servicios, y rediseñarlos, si es necesario.

6. Software para la automatización de procesos internos y rutinarios

Cargar un Excel, copiar datos y pasarlos a otro sistema, enviar datos o informes estándar… Hay miles de tareas repetitivas que en conjunto consumen tanto tiempo que da miedo. La automatización de procesos internos con SaaS es una buena solución. Básicamente, se trata de crear un sistema   de procesos en el que el negocio pueda completar lo rutinario por su cuenta sin la intervención humana, y que las personas dediquen su tiempo a lo estratégico.

¿A qué nos referimos con esto? Por ejemplo:

• Si tenés una inmobiliaria, podés automatizar el envío de información a clientes según sus criterios.
• Si tenés un estudio contable, podés programar alertas para vencimientos impositivos.
• Si tenés una empresa de logística, podés automatizar el envío de notificaciones a medida que avance el pedido.

Este tipo de SaaS suele integrarse muy bien con otras herramientas de las que hemos hablado anteriormente (finanzas, CRM, marketing) y permite tener un proceso o una parte del proceso automatizada sin necesidad de programar.

7. Software para el análisis de datos y visualización

Los datos son sumamente valiosos para un negocio. Permiten tomar mejores decisiones, detectar oportunidades de mejora y te ayudan a comprender mejor a tu cliente y competidores. Y aunque pienses que no, seguramente que tu negocio también tiene datos. ¿Cuáles? Ventas, visitas, reclamos, devoluciones, ingresos, egresos, y así hasta el infinito. Lo que pasa es que muchas veces están desordenados, dispersos, ignorados o mal presentados. Y eso está muy mal porque la diferencia entre una empresa que simplemente existe y una que crece muchas veces radica justo en cómo interpretan esa información.

Los SaaS de análisis de datos conectan distintas fuentes de datos (de sus ventas, de su sitio web en Google Analytics, redes sociales, CRM, etc.) y presentan visualmente los resultados en unos tableros claros y en tiempo real.

Por ejemplo, una tienda puede utilizarlos para ver qué productos se venden más por cada canal. Un centro de formación puede identificar qué campaña de publicidad les trajo más alumnos. Un restaurante puede establecer cuándo tienen mejores ingresos según día y hora.

Epílogo

Que el SaaS esté de moda no significa que tenés que digitalizar todo a la fuerza". Pensá estratégicamente en qué parte de tu negocio puede beneficiarse de uso de tecnología, y elegí herramientas que faciliten ese proceso sin complicarlo más.

Lo bueno de muchos SaaS modernos es que no requieren un departamento de IT ni consultores. Podés empezar hoy mismo por lo que más te duele y avanzar paso a paso hacia un negocio potente y exitoso.